Gestión documental

Manual de uso

Esta herramienta trae a Dropbox los documentos que llegan por correo para una cédula (CC), permite revisarlos, ordenarlos y separarlos, arma un PDF con el cuerpo de los correos y los carga en el servicio de AudiBol que corresponda. Trabaja siempre con tu buzón: el de la cuenta con la que entraste a RCWebMail.

  • Desde el correo (RCWebMail): clic derecho sobre el correo → Automatización → Gestión documental. La CC se detecta sola del asunto, los adjuntos o el cuerpo del correo.
  • Abajo a la izquierda verás Buzón: tu cuenta. Si dice Sin sesión de correo, vuelve a abrir la herramienta desde el correo (la sesión dura unas horas).
  • Si la CC no se detecta, escríbela en Cédula (CC) (tarjeta Vincular) y pulsa Enter.
  • Con la CC, el explorador muestra solo los documentos de esa persona.

  • Buscar correos: lista los correos de tu buzón (INBOX y demás carpetas configuradas) que tienen esa CC, con su fecha, adjuntos y si ya están en Dropbox. No baja nada.
  • Sincronizar (bajar adjuntos): baja los adjuntos de esos correos a Dropbox. Los ZIP se descomprimen solos. El correo abierto desde el webmail se incluye aunque su asunto no traiga la CC.
  • Los archivos quedan en el explorador por año → mes → CC. Un correo ya bajado no se vuelve a bajar (salvo que sus archivos se hayan borrado de Dropbox).
  • Probar IMAP confirma que la herramienta puede entrar a tu buzón.
  • El botón muestra el tiempo transcurrido; con muchos adjuntos puede tardar. No cierres la ventana.

  • Clic en el nombre = vista previa (PDF, imágenes, Word, Excel y contenido de ZIP).
  • Descargar y Renombrar aparecen arriba de la vista previa. Renombra con nombres claros (p. ej. Historia clínica 2025.pdf) para ubicarlos luego en AudiBol.
  • ZIP: en la vista previa ves su contenido; puedes abrir un archivo interno o pulsar Descomprimir en carpeta (los archivos quedan en la misma carpeta del ZIP).
  • Separar PDF: divide un PDF con varios documentos (OCR e IA). Si queda todo junto, marca Forzar 1 PDF por página. Los PDF resultantes se guardan en la misma carpeta.
  • ZIP → Dropbox: marca las casillas de varios archivos en el explorador para unirlos en un ZIP (con También descargar lo baja a tu equipo). Eliminar originales viene marcado: una vez guardado el ZIP se borran los archivos sueltos que quedaron dentro de él (desmárcalo si quieres conservarlos).
  • Eliminar: para un archivo, pasa el mouse sobre él en el explorador y pulsa la papelera (o abre el archivo y pulsa Eliminar arriba de la vista previa); para varios, márcalos y pulsa Eliminar (N). Pide confirmación, no toca los que ya están cargados en AudiBol (etiqueta verde) y esos correos no se vuelven a bajar al sincronizar. Si te equivocas, se recuperan desde la papelera de Dropbox.
  • La etiqueta verde tipo indica que ese archivo ya está cargado en AudiBol y en qué tipo documental.

  • La tarjeta Cuerpo del correo → documento consolidado arma un PDF con el texto de los correos, con un índice y, por cada mensaje, fecha, remitente, destinatarios y adjuntos.
  • Usa el correo abierto desde el webmail o los que marques en la tabla de Buscar correos (casilla superior = todos).
  • Separar reenvíos / respuestas: los mensajes citados dentro del correo salen como mensajes aparte, en orden. Elige el orden: del más antiguo al más reciente o al revés.
  • Vista previa: lo muestra sin guardar. Generar y guardar: lo deja en la carpeta de la CC y lo selecciona para que puedas cargarlo en AudiBol (paso 5) o dejarlo solo en Dropbox.

  1. Selecciona el archivo en el explorador (queda en Archivo GD seleccionado).
  2. La persona se busca sola en Famisanar con la CC del correo o la que escribas en Cédula (CC) de esta tarjeta.
  3. Elige el Tipo de servicio y luego el Servicio / trámite.
  4. Si un tipo documental ya tiene archivo, pulsa Ver para revisarlo en la vista previa (franja verde «Documento ya cargado en AudiBol») y así saber si ya se cargó antes.
  5. En la tabla de tipos documentales pulsa Vincular en el que corresponda.
  • Si ese tipo ya tenía archivo, marca Sobrescribir si ya tiene URL solo si el nuevo es el correcto.
  • Si el tipo documental no está en el servicio, agrégalo con Agregar tipo documental al servicio (marca Obligatorio si aplica).
  • Seguimiento: AudiBol registra una acción de «Documentos cargados» por caso. Lo que cargues dentro de la misma hora se suma a esa acción; pasada la hora se crea una nueva.

«No hay sesión de correo»
Abriste la herramienta sin pasar por el webmail o la sesión venció. Vuelve a abrirla con clic derecho sobre el correo → Automatización.
No aparece el correo en «Buscar correos»
Revisa que la CC sea correcta y que el correo esté en tu buzón (INBOX o una carpeta configurada). Solo se ven los correos de la cuenta con la que entraste.
El explorador está vacío
Pulsa Sincronizar (bajar adjuntos). Si el correo no trae adjuntos, no habrá archivos; puedes generar el PDF del cuerpo del correo.
«Ya tiene archivo vinculado»
El tipo documental del servicio ya tenía un documento. Marca Sobrescribir solo si quieres reemplazarlo.
Separar PDF tarda mucho o se corta
Los escaneados grandes pueden tardar minutos. Usa Forzar 1 PDF por página y renombra las páginas que necesites.
Vincular a DOCUMENTO_SERVICIO (Famisanar)
Ninguno — haz clic en un archivo del árbol
Tipo documental Estado URL
Sin datos.
Correos encontrados en el buzón
Fecha Carpeta CC Asunto Adjuntos Estado
Cuerpo del correo → documento consolidado (PDF) Busca correos y marca los que quieres consolidar.
Guardado queda en la carpeta de la CC (junto a los adjuntos de ese correo). Después puedes vincularlo a un tipo documental en el panel de arriba, o dejarlo solo en Dropbox.
Explorador (archivos en Dropbox)
Cargando...
Vista previa
Descargar

Selecciona un archivo en el árbol.